Personvernerklæring

VestDialog eies og driftes av Helse Vest IKT AS, som også er behandlingsansvarlig for innsamling og mellomlagring av data som gjøres gjennom løsningen.

Behandlingsansvar og databehandlerroller

Innsendte meldinger sendes videre til den aktuelle kunden (f.eks. Helse Bergen HF, Helse Stavanger HF eller Helse Vest RHF), som da overtar behandlingsansvaret for de opplysningene de mottar. Helse Vest IKT AS fungerer i disse tilfellene som databehandler og behandler kun data i henhold til inngåtte avtaler og gjeldende personvernlovgivning.

Formål med behandlingen

Meldingstypene brukes til ulike administrative formål, for eksempel:

• Søknad om refusjon av utgifter knyttet til helsetjenester
• Overføring av feriedager for ansatte
• Kontakt- og tilbakemeldinger for 3. part
• Åpne søknader, søknad om økonomisk støtte m.m.

Dataene brukes for å forenkle og automatisere behandlingsflyt. Det tas ingen automatiserte avgjørelser med rettsvirkning. Automatisering begrenser seg til rutestyring og teknisk formidling.

Hvilke data samles inn

Ved innlogging via ID-porten hentes følgende opplysninger automatisk:

• Fødselsnummer
• Fullt navn
• Folkeregistrert adresse
• Telefonnummer og e-postadresse registrert i Kontakt og Reservasjonsregisteret

For ansatte: Ved pålogging med ihelse.net PC (Active Directory) kan følgende i tillegg hentes og lagres automatisk:

• Navn og avdeling
• Brukernavn og ansattnummer
• Jobb e-postadresse og telefonnr
• Navn på leder

Avsender kan bli bedt om å oppgi opplysninger som:

• Telefonnummer, e-postadresse og kontonummer
• Navn på tredjeperson (for eksempel kontaktpersoner eller domfelte)
• Kommentarer i fritekst
• Andre opplysninger som er nødvendige for formålet med datainnsamlingen

Det kan også lastes opp vedlegg. Tillatte filtyper er: pdf, docx, xlsx, pptx, jpg, jpeg, png, webp, txt, rtf, odt, heic. Det oppfordres til å unngå å legge inn helseopplysninger med mindre det er nødvendig for formålet.

Sikkerhet og lagring

• All kommunikasjon med nettstedet er kryptert (HTTPS).
• Innsendte meldinger med tilhørende vedlegg lagres midlertidig i Helse Vest IKT AS sine datasentre (i Norge) før de sendes videre til aktuelle fagsystem, som stort sett er internt i infrastrukturen til Helse Vest IKT. Midlertidige filer slettes normalt innen 9 timer.
• Hvis du velger «Lagre til senere», mellomlagres skjemadata og eventuelle vedlegg kryptert på server i inntil 14 dager for at du skal kunne fortsette utfyllingen senere.
• Mellomlagrede utkast slettes automatisk når lagringstiden utløper, eller tidligere dersom du selv sletter utkastet.
• Ved vellykket innsending slettes tilhørende mellomlagrede utkast.
• Data som overføres til kundens fagsystem lagres i henhold til deres bevarings- og kassasjonsrutiner.
• Driftslogger kan inneholde tekniske metadata.
• Kun et begrenset antall autoriserte tekniske ansatte har tilgang til loggene.

Rettigheter

Du har rett til innsyn, retting og sletting av egne opplysninger. Slike henvendelser må rettes til det helseforetaket som har databehandlingsansvaret for de aktuelle opplysningene om deg.

For generelle spørsmål om personvern i løsningen kan du kontakte personvernombud i Helse Vest IKT AS (se personvernombud), eventuelt kontakte det aktuelle helseforetaket.

Kontakt

For spørsmål om dine rettigheter eller denne erklæringen, kontakt:

• E-post: postmottak@helse-vest-ikt.no
• Telefon: se kontaktinformasjon på helse-vest-ikt.no

For mer generell informasjon om hvordan Helse Vest IKT AS behandler personopplysninger, se Helse Vest IKT sin overordnede personvernerklæring.